ここではオンライン校正の導入を検討している方が、失敗しないために知っておきたい基礎知識をまとめました。
校正とは文字や文章の誤字・脱字、不統一などを修正すること。オンライン校正とはこうした作業をサーバー上で共有して行うことで作業効率をアップさせるシステムです。また進捗管理や修正指示、スタッフ同士のコミュニケーションツールとしても機能します。
オンライン校正とはどのような機能や
特徴を持つものなのか詳しく知る
メリットとしてプラットフォームを選ばず校正作業が可能、進捗や履歴管理が一つの画面上からできる、校正に関わる作業をすべて一元管理できる、セキュリティ面でも安心などがあります。ただし、自社の課題をしっかり把握しないまま導入すると失敗もあります。
校正に関わるすべての人にメリットがあることが選ぶ時の基本です。取りまとめや、進捗管理がしやすいなど校正の依頼側と実際に赤入れをしたりテレワークで作業を行う側が便利になること。また社外も含めたスムーズな運用ができ課題解決できるかがポイントです。
システムを自社保有・運用することをオンプレミス、外部のサーバーを必要な分だけ利用する形態をクラウドと言います。オンライン校正はクラウド型が主流となっており、オンプレミスよりカスタマイズ自由度はないですが、導入がスピーディーで設備投資不要です。
オンライン校正もデジタル校正の一つですが、その他に修正後の差分が見つけやすくなるデジタル検版や文章の誤字や脱字など修正作業をサポートする文章校正支援ソフト、作業を楽にする面では自動組版もあります。オンライン校正は業務効率化が重視されています。
従来の紙による校正は対面式でニュアンスが伝わりやすいですがタイムラグや共有がしにくい面があります。メールによる校正は人の移動がないので経費削減効果がありますがデータ管理が複雑化。オンライン校正は校正業務全体を一元管理でき共有もしやすいです。
誤字脱字のチェック、ルールに従った表記の統一、正しい日本語かどうかチェックが文字校正の大まかな流れです。オンライン校正はこうした手順をすべて一つの画面上からでき、外部からのアクセスも可能。進捗管理やワークフローシステムとしても機能します。
オンライン校正ツールを導入するにあたって、IT導入補助金を活用することができます。ただ対象条件などが詳細に決められており、種類によって補助対象や補助金額などが異なるので注意しましょう。補助金や助成制度を上手く活用し、お得にツールを導入してください。
オンライン校正ツール導入に使える
補助金・助成制度について詳しく
テレワークやリモートワークといった働き方を取り入れる上で、紙ベースの校正作業をそのまま継続しようとすると作業効率の悪化を招きかねません。そこで、テレワーク環境において校正作業をする場合、オンライン校正を導入して業務フローをシステム化する方法があります。ここではオンライン校正とテレワークについて解説します。
オンライン校正ツールとしてPDFデータの修正や閲覧に対応した製品を導入することで、PDFデータの校正作業を効率化することができます。ただし、PDFに注釈を書き込んだり確認したりするだけであればAdobe社から提供されている無料のツールも使えるため、効果的なオンライン校正ツール導入には事前の理解が必要です。
制作業務効率化ツールとは、業務の効率化や業務の生産性向上をサポートするシステムです。コミュニケーション機能や顧客情報管理機能、プロジェクトマネジメント機能といった様々な機能を備えています。オンライン校正にも制作業務効率化ツールを活用することで、業務効率を向上させて生産性や品質向上を目指すことができます。
紙に印刷して校正作業を進めるのでなく、データでやりとりするペーパーレス校正を導入した場合、コスト削減や業務効率化といったメリットが期待できます。一方、データ流出やモニター設定による色の見え方の問題などもあります。まずはペーパーレス校正のメリット・デメリットを把握しておきましょう。
従業員同士の対話や情報共有をオンラインで行えるコミュニケーションツールは、複数のスタッフやチーム、多部署が連携して行う制作業務においても業務フローの効率化を促進し、作業全体の進捗管理をスムーズにできるなど様々なメリットを期待できます。
制作業務へコミュニケーションツールを導入するポイントをまとめました。
引⽤元URL：Brushup公式サイト(https://www.brushup.net/)
引⽤元URL：TOPPAN PRINT ONLINE公式サイト(https://solution.toppan.co.jp/)
引⽤元URL：Aproove公式サイト(https://www.vpj.co.jp/)
※2022年4月時点公式HPより
2022年4月時点にgoogleで「オンライン校正」で検索して公式サイトが表示される校正ツールをピックアップ。オンライン校正ツールを提供している会社の中から3社選定しました。
Brushup タブレットでの手書き校正に対応し、2017年度グッドデザイン賞※を受賞したオンライン校正ツールを提供。導入数が最多の10,700社以上。※参照元：日本デザイン振興会HP（https://www.g-mark.org/award/describe/45924）
TOPPAN PRINT ONLINE 25社の中でカラーマネジメント機能を搭載したオンライン校正ツールを提供。
Aproove 25社の中で校正機能とワークフローオートメーション機能を搭載したオンライン校正ツールを提供。