制作業務を効率的に進めるためのコミュニケーションツール

複数のスタッフや部署が協力して作業する制作業務では、コミュニケーションツールを活用した情報共有体制を構築しておくことで、速やかな指示や連絡を行えるようになり作業全体を効率化することが期待できます。

制作業務を効率的に進めるためのコミュニケーションツールについてまとめました。

制作業務へコミュニケーションツールを導入するメリット

制作業務へコミュニケーションツールを導入することで、複数のメリットを期待することが可能です。

ビジネスチャットの活用でリモート間の情報共有を促進しコストも削減

パソコンやスマートフォンなどを使ってオンラインで会話や情報共有を行えるコミュニケーションツールを活用しましょう。特定の場所に関係者が集合して対面会議を行うといった時間を省略し、リモート環境でも互いに情報共有を効率化することが可能となります。

これにより移動時間のロスを防げる上、他部署や他拠点からの移動にかかる交通費を削減することも可能です。また時間の効率化によってリモート会議のスケジューリングも行いやすくなるでしょう。

「報連相」の体制を構築して業務フローの基盤を強化

日頃からコミュニケーションツールで情報共有を行うことにより、業務を健全に進めていくために重要な「報連相（報告・連絡・相談）」の体制を構築することが可能となります。また、普段から対話することでちょっとしたことでも聞いたり質問したりできる関係性が強化され、作業中に発生した疑問やトラブルについても速やかに共有して業務フローをスムーズに進めていけることも重要です。

その他、既読マークをチェックすることにより、連絡・報告した内容が相手に確認されたのか否か、送った側からも確かめられるといったメリットもあります。

各部署やスタッフの担当業務を明確化できる

それぞれの担当者が名前だけでなく部署や作業内容などを明示しておくことにより、誰がどの業務を担当しているのか全員で把握しやすくなることも見逃せません。

また、自分が必要とする部署や担当者へのアプローチが行いやすくなることもメリットです。

従業員間のコミュニケーションが活発化して社内環境が健全化する

コミュニケーションツールがきっかけとなって従業員同士のコミュニケーションや交流が活発化すれば、それぞれの人間関係や信頼関係の強化につながり、チーム内や社内全体の環境も明るく健全なものへ変わっていきます。

また、コミュニケーションツールにおけるやりとりで、相手からしてもらったことに対する感謝や称賛を言葉として伝えることにより、従業員にとって達成感や自己肯定感を得やすくなり、自尊心の強化につなげられることも大切です。

制作業務へコミュニケーションツールを導入する際の選定基準は？

制作業務へコミュニケーションツールを導入する場合、あくまでも自社の作業環境やニーズへ合致しているツールを選ばなければなりません。コミュニケーションツールを比較検討する際に、特に注意してチェックすべきポイントを把握しておきましょう。

UIデザインと使いやすさ

まず、コミュニケーションツールに限らず業務へツールやシステムを導入する際は、現実的にそれが使いやすく、誰でも気軽に利用できるかどうかをチェックしなければなりません。そのためUIデザインはもちろん、実際に利用してみてどうだろうかという点を考えることが大切です。

可能であればトライアル版や無料体験などを利用して、実際の従業員へ使ってもらって感想などを確認しましょう。

制作業務の目的やニーズに合致しているか

コミュニケーションツールにも様々なものがあり、自社の制作業務の目的や作業ニーズに適合しているかどうかも必ず確認しておきましょう。

情報セキュリティについての対策が適切か

制作途中の情報やデータをやりとりするため、情報セキュリティについても十分な対策が講じられていなければなりません。

コストや導入に向けてのハードル

コミュニケーションツールの導入にかかるイニシャルコストやランニングコスト、クラウド型なのか専用ソフトをインストールするのかなど、コストや導入までの流れに関しても自社が求める条件と照らし合わせます。

まとめ

複数のスタッフや他部署と連携して制作業務を行う場合、スムーズな情報共有を叶えるためにコミュニケーションツールを導入して、それぞれの担当者が気軽に交流できる体制を整えておくことは進捗管理や生産性向上、業務効率化などに有効です。

また、制作業務では「作る」だけでなく、成果物を確認して修正・校正するといった作業も必要になります。最初からコミュニケーション機能を搭載した校正ツールを導入することでメリットを強化することも可能です。

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