オンライン校正ツールを使用したPDF校正

このページでは、オンライン校正ツールを使用してPDF校正を行うメリットやデメリットについて解説しています。

PDF校正に対応しているオンライン校正ツール

オンライン校正ツールとは、クラウドサーバを利用して校正用データを共有しながら、オンライン環境で書類や図面等の校正作業を実行するツールの総称です。

オンライン校正ツールによる情報共有機能を活用すると同時に、PDFデータの「注釈機能」などを使用することで、PDFの編集や修正といった指示について双方のやり取りをスムーズにすることができます。

PDF校正はPDFデータの閲覧や注釈の書き込みなどを行うための「Adobe Acrobat」を利用も可能です。

PDFに対応したオンライン校正ツールを利用するメリット

Adobe Acrobatを利用することで通常のPDFデータに注釈などを書き込むことはできますが、PDF対応のオンライン校正ツールを活用すればさらに校正作業を迅速化できる可能性もあるでしょう。

ここではPDF対応のオンライン校正ツールでPDF校正を行うメリットをまとめました。

紙ベースのコストを削減できる

PDFを利用することで、様々な書類や図面を電子化して情報の共有が可能です。これにより、わざわざ書類を紙に印刷して配布したりコピーしたりといった作業が不要になり、用紙やインク費用などのランニングコストを削減できることもメリットです。

修正指示についてもPDFであれば任意のタイミングで書き込みや修正を行えるため、修正内容の更新のたびに書類を再印刷するといった手間もかかりません。

PDFデータの一元管理による検索性の向上

PDFデータをまとめて管理することで、必要なデータへすぐアクセスできる検索システムを利用することができます。

またオンライン校正ツールではサーバに保存しているデータの検索について様々な条件設定や機能を搭載しているものもあり、自社のニーズや業務フローにマッチしたオンライン校正ツールを導入することで、必要な情報に必要なタイミングでアクセスしてタイムパフォーマンスを向上させることができるでしょう。

修正履歴に関する確認作業を効率化

オンライン校正ツールでは、どのような修正をどのような順序で行ったのか、修正内容や修正履歴を時間ごとにチェックできるものがあります。

修正履歴を取りまとめて確認できるようになれば、各修正版でデータを作成・複製する必要がなく、検索性や管理の利便性を維持しつつ、情報共有の密度を高められることはメリットです。

データの共有や管理の簡便化

オンライン校正ツールによってPDFデータを共有できる環境を構築すれば、権限を持ったユーザーがインターネットを介して好きな場所から情報にアクセスすることができます。

セキュリティ対策も合わせて行うことで、第三者の不正アクセスを予防できる点も魅力のひとつです。

PDFに対応したオンライン校正ツールを利用するデメリット

PDF校正対応のオンライン校正ツールの導入について、デメリットとして考えられる内容も同時に理解しておくことが大切です。

修正指示を出す側と校正作業を行う側の双方で環境整備などが必要

PDFデータの確認だけであればスマートフォンやスマートタブレットでも行えますが、詳細なPDF操作や校正作業ではパソコンが必須になることも少なくありません。またインターネット環境も不可欠であり、場面によっては紙ベースで書類をやりとりした方がスムーズというケースも考えられるでしょう。加えて環境整備を行うにしても相応のコストが発生します。

ネットリテラシーなどの意識が関係者全員に必要

クラウドサーバでデータを共有するという性質上、インターネットやセキュリティ対策に関する理解と意識が利用者の全員に求められます。

オンライン校正ツールにどれほどのセキュリティ機能が搭載されていても、利用するユーザーにリテラシーが備わっていなければ、ツールを活かすことができず本末転倒です。

モニターのサイズや解像度などによって細かい文字が確認しづらい

細かな文字がびっしりと記載されているようなPDFの場合、モニター画面に表示しても実寸サイズで表示されずに文字を読めないといったケースが起こり得ます。

当然ながらデータを拡大表示すれば文字は認識できますが、そうなると全体表示による確認がしづらくなるため、結果的に紙で印刷した方が見やすいという可能性はあるでしょう。

まとめ

自社のニーズにあったPDF対応の校正ツールを選ぼう

PDFデータを確認するだけであればAdobeが提供している無料のツールで問題ないかもしれませんが、より校正作業の効率化や品質向上を追求しようとすればPDF対応のオンライン校正ツールの導入が合理的といえるケースは少なくありません。

しかし、どのような目的や条件でオンライン校正ツールを導入したいのか、自社のニーズを明確化しておかなければ適切な製品選びは困難です。

自社の校正ニーズを理解した上で、PDF対応オンライン校正ツールの比較検討を行いましょう。解決したい課題別でおすすめの校正ツールを選んでいますので、ぜひ比較検討の参考になれば幸いです。

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