ここではオンライン校正を導入する際、どこに注目して選べばよいのか見るべきポイントについて解説します。
校正はさまざまな立場の人が相互に関わりながら進行します。そのため導入によりどこかの部署のみメリットがあるだけでは浸透しません。校正の取りまとめや、進捗管理がしやすいなど依頼側が使いやすいことはもちろん、テレワークでも作業できる、赤入れがしやすいなど校正する側にとってもメリットあるかどうかがポイントです。
校正業務は社内だけで完結しないケースも多くあります。クライアントの他にも、外部の制作パートナー会社や印刷会社などとも確認や修正などのやりとりが行われます。そのためゲストアカウント発行や利用権限が細かく設定できるなど、オンライン校正ツールを導入した会社以外との運用面での連携性が高いことが求められます。
オンライン校正に限らず、業務ツールシステムは実際に使用してみないと問題点が明らかにならないことがよくあります。導入により従来とは運用方法は変わりますし、担当者により関わり方も異なるからです。したがって段階ごとに検証しながら導入できたり、トライアル版で本格導入前に効果を確かめることができる方が安心です。
前段階として、まずやることは導入の目的を明確にすることです。何となく便利そうだったからではなく、自社の抱えている校正業務の課題についてしっかり把握。また導入により何を実現するかをはっきりさせましょう。その上で課題を解決するための機能が搭載されているか、コストはどの程度かも含め最終的に判断にします。
オンライン校正の各社商品ページやパンフレット資料などには、機能や導入するとできることが掲載されています。一見、何でもできるように思えてしまいますが、意外と対応していないことや別途費用がかかることもあります。失敗を避けるためには、自社のこだわりポイントに優先順位をつけて、厳しい目で判断することです。
※2022年4月時点公式HPより
2022年4月時点にgoogleで「オンライン校正」で検索して公式サイトが表示される校正ツールをピックアップ。オンライン校正ツールを提供している会社の中から3社選定しました。
Brushup タブレットでの手書き校正に対応し、2017年度グッドデザイン賞※を受賞したオンライン校正ツールを提供。導入数が最多の10,700社以上。※参照元:日本デザイン振興会HP(https://www.g-mark.org/award/describe/45924)
TOPPAN PRINT ONLINE 25社の中でカラーマネジメント機能を搭載したオンライン校正ツールを提供。
Aproove 25社の中で校正機能とワークフローオートメーション機能を搭載したオンライン校正ツールを提供。